Организация мероприятий как способ заработка

03.02.2022 360 0.0 0
Организация мероприятий как способ заработка
Для того чтобы быстро завести много полезных связей, бесплатно участвовать во множестве массовых мероприятий и еще заработать на этом, начните сами их организовывать. Сначала как помощник других организаторов, потом как главный организатор.

Для начала определите цель, формат и стиль мероприятия (вечеринка, профессиональная конференция, свадьба, праздник, фестиваль). Четко поймите, какой результат хотите получить, а потом составьте план действий.

Для примера приведем план организации конференции.

Определите цель, тему и целевую аудиторию.
Выберите дату. Важно время, подходящее большинству спикеров и участников. Нельзя проводить конференцию в тот же день, в который проходит похожая конференция: обе потеряют часть участников. Кроме того, необходимо учесть уровень загрузки конференц-зала, который вы планируете арендовать.
Составьте план действий, чтобы ничего не забыть, все сделать вовремя и в правильной последовательности:
как подготовить мероприятие;
как собрать команду, которая поможет в организации;
как собрать спикеров, в том числе хотя бы одну знаменитость;
как собрать аудиторию (реклама, приглашения, продажа билетов);
как привлечь спонсоров;
как встретить и разместить участников (в некоторых случаях — с регистрацией);
как провести мероприятие;
как собрать обратную связь и разослать благодарности.
Рассчитайте бюджет. Учтите, что всегда бывают непредвиденные расходы и вам нужен запас денег. Часть затрат могут покрыть спонсоры. Предложите площадке партнерство, чтобы сократить размер арендной платы.
Соберите команду организаторов, партнеров, волонтеров. Для поиска нужных людей можете использовать специальные сервисы, к примеру https://eventcatalog.ru/ и https://youdo.com/.
Пригласите спикеров. Помогите иногородним спикерам заранее забронировать билеты на транспорт и отели. За две-три недели перед конференцией согласуйте темы выступлений и ключевые тезисы, чтобы избежать повторений в докладах разных спикеров и сделать программу более широкой и полной.
Разработайте программу конференции и определите длительность, тематику и содержание выступлений (теория, кейсы, личный опыт).
Пригласите модератора (ведущего). Он задает тон мероприятию, поэтому важно, чтобы это был опытный человек.
Соберите аудиторию, используя как можно больше способов продвижения:
таргетированная реклама в социальных сетях;
реклама на тематических сайтах, в тематических группах соцсетей и на страницах, посвященных конференции;
рассылка статей о конференции в СМИ (обычные пресс-релизы почти не работают);
поиск информационных партнеров, в том числе блогеров, которые бесплатно расскажут своим подписчикам о вашей конференции в обмен на упоминание о них на ваших страницах;
напоминание спикерам, чтобы они пригласили своих подписчиков;
имейл-рассылка или рассылка уведомлений с приглашением на конференцию и просьбой распространить приглашение по собственной базе контактов;
покупка рекламы у популярных блогеров;
публикации в местных СМИ;
выступления на радио и телевидении;
тематическое интервью.
Организуйте продажу билетов:
выберите сервис для продажи билетов, к примеру TicketTool или Timepad, который помогает автоматизировать часть задач организаторов за комиссию (процент от суммы билета);
определитесь с ценообразованием: чем раньше человек покупает билет, тем он дешевле; чем ближе к дню конференции, тем дороже должны стоить билеты (это стимулирует ранние покупки);
дайте возможность спикерам и партнерам конференции предложить своим подписчикам купить билеты со скидкой по промокодам;
предложите участникам скидку в обмен на репост, расшаривание, личную рекомендацию в соцсети.
Арендуйте помещение. Разделите площадку на зоны (ресепшен, сцена, зал и т.д.) и на каждую назначьте куратора. Также нужен отдельный куратор для работы со спикерами. Если залов больше одного, в каждом должен быть отдельный куратор и администратор. Заранее договоритесь с фотографами и видеооператорами, которые сделают качественные фото и записи выступлений. Как показала практика 2020 г., в момент, когда все офлайн-мероприятия начали массово отменяться, они частично перешли в онлайн-формат, что сделало его актуальным: аренда помещения в этом случае просто не требуется.
Купите или арендуйте все нужные вещи (приглашения, сувениры, еду, технику, услуги фотографа, ведущего и т.д.). Подготовьте раздаточные материалы для гостей.
Найдите варианты замены помещения, поставщиков, помощников — это может пригодиться. Вам нужен план «Б» для всех и всего. Перед конференцией проверьте всю технику, наличие необходимых материалов, планы спикеров и уровень подготовки команды. Все члены организационной команды должны быть на площадке за несколько часов до начала мероприятия, готовиться к работе и встречать гостей, которые придут заранее.
Проведите мероприятие.
Используйте обратную связь, чтобы в следующий раз сделать все быстрее, дешевле, но качественнее.
Испробуйте свои силы, например, на организации дня рождения друга. Вечеринка-сюрприз — это не слишком сложно и не слишком ответственно, но учит и (в случае успеха) вдохновляет. Потом вы можете взяться за небольшой корпоратив на работе или за организацию встречи одноклассников. Только после этого стоит браться за организацию профессиональных конференций или делать организацию мероприятий своей профессией.

Я родился в Находке на Дальнем Востоке. Это небольшой портовый городок с населением около 150 000 человек в 180 км от Владивостока. Во времена моего детства Находка была свободной экономической зоной, где мощно орудовали бандиты. Мы часто слышали звуки уличной стрельбы и бежали на них, а не от них — чтобы посмотреть, что происходит. Благодаря этому город даже попал в передачу «Криминальная Россия» на НТВ.

После школы я пошел учиться на судоводителя. А куда еще идти в городе бандитов, моряков и проституток? Жили мы бедно, даже телевизора долго не было, нам регулярно отключали свет и воду. В общем, это были 90-е! После мореходки в 2004 г. у меня была практика на паруснике, и встал вопрос, что делать дальше. Родители — пенсионеры, я — поздний ребенок, но ставить на себе крест не хотелось. Я решил учиться дальше по контракту, а «контракт» в моем случае — это когда ты бесплатно учишься взамен выступлений на сцене университета и участия в городских концертах, в том числе агитационных, так как ректор был депутатом Законодательного собрания. Благо, у меня был хороший опыт ведущего и мне удалось договориться об учебе на таких условиях. Общагу мне дали, но денег не было от слова «совсем», еда попадалась лишь на пьянках. Мне пришлось взять свои криво вырезанные визитки, на которых золотой росписью на черном были написаны мое имя и телефон, и разнести их по всем заведениям города. Однажды меня пригласили провести мероприятие — так у меня появилась первая стабильная работа, которая обеспечила меня едой.

Потом я пошел устраиваться ведущим на радио. Меня спросили, умею ли я составлять и читать новости. Я ответил «да», хотя даже не понимал, о чем речь. Следующие полгода я учился находить, редактировать и рассказывать новости, одновременно выпуская рекламу согласно планам и графикам. Я был единственным ведущим, поэтому работал с полседьмого утра до десяти вечера, а по выходным после эфира полгода вел программу в клубе с одиннадцати вечера до двух часов ночи. Работая в таком темпе, я слегка подорвал здоровье, но стал одним из самых востребованных ведущих Дальнего Востока, поменял несколько радиостанций и телеканалов.

В 28 лет я начал заниматься организацией мероприятий, и мы с командой сразу вышли на уровень с привлечением звезд, планированием официальных событий для глав государства и т.д. Мы не стали монополистами, но на рынок уверенно вышли.

Когда мне было около 30 лет, я задумался о своей площадке для проведения мероприятий и купил свадебный шатер. Я еще не успел его установить, а уже попал под рейдерский захват. Приехал дядя и сказал, что эта конструкция принадлежит ему. Он написал заявление в полицию, и через четыре дня у меня все изъяли: шатер, столы и вообще все, что увидели рядом. Я остался с пятью предварительными заказами от людей, которые мне доверились, со вложенным миллионом и без понятия, что делать.

На следующий день я понял, что отступать не буду. Нашел новый шатер, занял денег на предоплату и договорился об отсрочке второй оплаты до конца года. Потом нашел точно такие же столы в Китае, для которых уже были пошиты скатерти, и начал думать, где взять деньги на достройку площадки, установку шатра и остальные работы. Когда мои партнеры, хозяева базы, на которой ставили шатер, узнали о моих трудностях, они кардинально поменяли условия договора. Считаю, что это моя вина, ведь я не сразу подписал договор, рассчитывая на приятельские взаимоотношения. В итоге получалось так, что по новому договору я должен был вложить деньги, построив площадку с террасой и всем остальным, привлекать клиентов, на треть оплачивая всю рекламу базы, и платить аренду, практически ничего не получая взамен. Классный договор! Да и изначальные договоренности о благоустройстве территории, газоне, плитке, заборе были проигнорированы, а значит, мой бюджет вырос бы еще на миллион. После череды жестких переговоров мы сошлись на довольно-таки странном соглашении, которое все же защищало и мои интересы.

Оставалось дело за малым — деньги. Однажды я разговорился со своим соседом, показал ему цифры, планы, и он решил вложиться в мой бизнес. Помимо первых пяти заказов мы смогли взять еще пять, несмотря на то что была уже середина сезона, а к свадьбам готовятся заранее. Мы получили отличную обратную связь от клиентов, «отбили» часть денег, купили контейнер для складирования и мебель на террасу, сделали несколько вариантов оформления зоны регистрации и шатра, набрали ведущих. То есть создали полный цикл организации мероприятий, расширили возможности — и в 2019 г. провели в этом шатре более 30 мероприятий.

А еще в 2019-м мы осуществили мечту, организовав в Дальневосточном федеральном университете большую конференцию с участием Стивена Паркера, бывшего гендиректора Visa в России, странах СНГ и Юго-Восточной Европы, Артемия Лебедева, известного российского дизайнера, бизнесмена, блогера, путешественника, и Георгия Микаберидзе, гендиректора Российского инвестиционного фонда информационно-коммуникационных технологий. Гордимся, что удалось реализовать новый формат конференции, который не только включал доклады спикеров, но и дал возможность слушателям вступить с ними в дискуссию, высказать свое мнение, получить советы по конкретным вопросам.

Сейчас мы обсуждаем сотрудничество с несколькими строящимися казино. Предлагаем «гостеприимство на аутсорс», то есть сопровождение их клиентов. У нас уже есть платформа, позволяющая организовывать для гостей города встречи, проживание и развлечения. Берем на себя полный комплекс услуг — от встречи в аэропорту и подачи авто любого класса до составления графика развлечений и оказания развлекательных услуг: охоты, рыбалки, русской бани, катания на собачьих упряжках, вертолете и катере, дня погружения с водолазом и гастрономического дня. И конечно, гарантируем уровень сервиса, который приятно удивляет не только по меркам Дальнего Востока, но и в масштабах страны. Больше можно узнать на сайте Ikraevent.ru.

В конце 2019 — начале 2020 г. мы создали агентство и вышли с услугами по организации мероприятий на масс-маркет. За два месяца работы выиграли первый тендер, получили десять первых клиентов и открыли офис в центре города. В связи с большим потоком корейских туристов мы ведем переговоры с компанией Pride, одним из самых крупных туроператоров Кореи, о предоставлении услуг их клиентам. В общем, вдохновленные достигнутыми результатами, мы планируем стать лидерами рынка в новом для нас сегменте, расширить работу на соседние регионы страны и, конечно, повторить большую конференцию с новыми темами и спикерами.

Время инвестировать! Раньше мы говорили только о том, как получать больше в обмен на личный труд без вложения собственных денег. В этой главе мы расскажем о том, как инвестировать деньги в свой или чужой бизнес. Придется рисковать заработанным раньше, чтобы получить возможность существенно увеличить заработок.
Аватар enr091 Наталия Ришко
Журналист/lifekhacker

Комментарии
avatar
Читайте также: