Плохо организованные рабочие поездки приводят к выгоранию сотрудников и лишним расходам. Рассказываем про четыре главных фактора стресса.
1. Сбитый график
Джетлаг — расстройство сна, которое возникает во время путешествия через несколько часовых поясов. Это неприятная штука, которой страдают практически все. Если вы отправляете сотрудника из Москвы в Хабаровск, будьте готовы на выходе получить сонного ленивца.
Даже если не придётся менять часовой пояс, рабочая поездка — это новое место, новые коллеги и большая ответственность. Всё это может привести к стрессу, а значит, к несобранности и усталости.
Что делать
Отправьте сотрудника в командировку в субботу. Организму нужно время, чтобы перестроиться на другой режим. Воскресенья хватит, чтобы настроиться на рабочую неделю в новой обстановке.
Не загружайте человека работой перед отъездом. Если сотрудник улетает в субботу, пусть пятница будет коротким днём. Люди, которые отправляются в путешествие отдохнувшими и выспавшимися, реже страдают джетлагом.
2. Выматывающая дорога
Любая командировка начинается с перелётов или поездок. Тут же появляются первые трудности. Сотрудник может провести в дороге много времени, заблудиться в аэропорту или опоздать на рейс. А компания из-за этого лишится денег.
Что делать
Составьте памятку для сотрудника. Какие договоры и прочие бумаги нужно взять, какие контакты забить в телефон, как добраться до отеля на месте и во сколько прибыть в аэропорт. Если не хотите просыпаться посреди ночи из-за того, что сотрудник пропустил рейс, распечатайте инструкции на случай форс-мажора.
В планировании командировок здорово помогает сервис. Здесь есть служба поддержки, которая работает 24/7 и помогает решить любые форсмажорные ситуации в режиме реального времени. Сервис возьмёт на себя проблемы с организацией и вам не придётся круглосуточно быть на связи.
При выборе билета не смотрите только на цену. Учитывайте, сколько времени потратит сотрудник, чтобы добраться до места. Экономя его время, вы экономите деньги компании.
Предположим, вы платите человеку 80 000 рублей в месяц и час его работы обходится вам в 500 рублей. И вот этого сотрудника вы отправляете в деловую поездку из Москвы в Новосибирск 15 июля. Можно купить билеты на поезд или на самолёт. Сравним выгоду:
- билет на поезд — 6 251 рубль, время в пути — два дня и один час, стоимость потерянных рабочих часов — 8 500 рублей;
- билет на самолёт — 8 450 рублей, время в пути всего четыре часа, стоимость потерянных рабочих часов — 2 000 рублей.
Поездка на поезде выйдет дороже на 4 301 рубль, хотя билет был дешевле больше чем на 2 000 рублей.
Как только я устроилась в Лайфхакер, в моей жизни резко появились командировки: я постоянно мотаюсь между Москвой, Ульяновском и Самарой. Самое стрессовое — не опоздать на самолёт и не пропустить последнюю маршрутку. Самое тяжёлое — пятичасовые поездки из Ульяновска в Самару и обратно: автобусы старые, половина сидений сломанные, из колонок мелодично журчит «Радио Дача».
Полина Накрайникова, главный редактор Лайфхакера
3. Непредвиденные траты и невозвратный НДС
Компания оплачивает сотруднику дорогу, жильё и повседневные расходы. Если организатор командировки не успел выписать деньги заранее, работнику придётся тратить свои кровные, а потом ждать возмещения. Для него это дополнительный стресс, а для компании — убытки.
Если сотрудник покупает всё на свои деньги, а вы компенсируете ему сумму позднее — можете не ждать НДС. По российскому законодательству в командировках налог на добавленную стоимость только за покупки, совершённые одним юридическим лицом у другого. Соответственно, отели и билеты нужно оплачивать по расчётному счёту компании.
Что делать
Составьте трэвел-политику. Пропишите, какие рейсы можно выбирать, в каких отелях разрешено останавливаться, можно ли пользоваться такси или аэроэкспрессом, будет ли хватать суточных на еду, мобильную связь и другие расходы. Трэвел-политика освободит вас от постоянного продумывания бюджетов и упростит контроль за расходами и вам, и сотрудникам.
В сервисе есть возможность воспользоваться депозитом или корпоративной картой. Сотрудник будет оплачивать расходы ей, а инвойсы, отчёты и другие документы попадут в личный кабинет. Доступ к кабинету будет у бухгалтера и других сотрудников, которым вы его откроете. Отчёт по закрывающим документам можете получать раз в неделю или раз в месяц.
4. Неудобное жильё
Работа в условиях командировки — это и так стресс. Если сотрудник при этом не сможет нормально отдыхать, поездка может закончиться нервным срывом.
Вот самые частые проблемы с жильём:
- Отель низкого качества. Не заказывайте сотруднику комнату в гостинице с рейтингом 3 из 10. Вдруг ему придётся делить постель с клопами или мыться в старом душе с прогнившими трубами. Вряд ли он когда-нибудь согласится отправиться в рабочую поездку снова. А то и вовсе так разозлится, что уволится.
- Общий номер. Заселять двух сотрудников в одну комнату не всегда хорошая идея. Им будет сложно отдохнуть и настроиться на рабочий день.
- Неудачное расположение. Если сотруднику предстоят деловые встречи в центре Москвы, не надо селить его в Мытищах. Это не будет выгодно никому: сотрудник устанет в дороге, а вам придётся потратить кучу денег на возмещение транспортных расходов.
Обычно в номерах я живу один, потому что одноместная кровать для меня тесновата, к тому же я неслабо храплю. Невыспавшиеся коллеги не лучшие спутники на следующий день. В целом к отелям у меня мало требований: душ, интернет и окно. Это с тех пор, как весной меня заселили в номер без окна, кондиционера или хотя бы вентилятора.
Павел Федоров, шеф-редактор Лайфхакера
Что делать
Подбирайте гостиницы с удобным расположением, хорошими отзывами и рейтингом. А ещё лучше — обозначьте границы бюджета и дайте сотрудникам выбрать отель самим. И у вас меньше обязанностей, и работники рады, что могут самостоятельно решить, где жить.
