Риски компании при переезде. Как их исключить?

Порча имущества, срывы сроков, ущерб третьим лицам – такое бывает при переезде офиса на новое место. Как избежать этого? Объясняем по пунктам.

Основные риски

1. Утрата, порча имущества.

2. Срывы сроков, что сказывается на работе компании.

3. Репутационные риски должностного лица, отвечающего за переезд.

4. Ущерб третьим лицам (порча имущества бизнес-центра, ДТП при перевозке и т.д.).

Выбор координатора

Координирование переезда офиса нельзя делегировать секретарю или непрофильному специалисту. Этим должен заниматься специалист по административно-хозяйственным вопросам. Он должен провести предварительный мониторинг мувинговых компаний, если вы решили организовать переезд силами сторонних специалистов.

Выбор мувинговой компании

Какие компании приглашать? Опросите административных директоров других компаний. Отсейте подрядчиков с плохими отзывами, фирмы-однодневки.

Выберите несколько компаний с положительным опытом работы. Проверьте их ресурсы: квалификацию персонала, наличие достаточного количества транспортных средств для перевозки, упаковки, расходных материалов.

Стоимость

Пригласите компании для оценки стоимости переезда. Запросите у них сметы, сравните. Проверьте стоимость отдельных позиций, она может быть необоснованно завышенной.

Уточните у мувинговой компании стоимость перевозки мебели. Может оказаться так, что ее перевозка и сборка на новом месте обойдется дороже или так же по стоимости как покупка новой. Предоставьте точную информацию по количеству имущества, их характеристикам, особенностях помещения и так далее. Это в ваших интересах.
Подрядчик должен просчитать, сколько специалистов задействовать, сколько точно потребуется времени на переезд.

Если нет возможности пригласить потенциальных подрядчиков в офис для оценки, то хотя бы проведите дистанционно мониторинг их ценовой политики. Подайте заявку на предварительный расчет стоимости.

Будьте осторожны, не заключайте договор с компанией, которая дает слишком низкую цену. Есть риск, что она демпингует, не имея на то оснований, и при выполнении работ это выяснится. Например, не хватит специалистов, авто и других ресурсов для выполнения работы в указанный срок и нужного качества.

Почему очень дешево – это плохо?

Профессионалы не станут сильно занижать стоимость, им это невыгодно. Была такая ситуация, когда подрядчик должен был перевезти офис за выходные дни, а в итоге понедельник потратили на устранение последствий переезда: собирали мебель, вывозили мусор. Помимо этого, выяснилось, что некоторую технику в спешке плохо упаковали, повредили при транспортировке и разгрузке. Мувинговая компания понесла большие убытки за сверхурочный день работы и возмещение убытков компании. Профессионалы рассчитывают издержки и сроки так, чтобы выполнить работы без ущерба для своей репутации и бизнеса.

Заключение договора

В договор необходимо внести страхование перевозимого имущества и страхование ответственности перед третьими лицами. Это важно, так как при переезде транспорт может попасть в ДТП, а при подъеме имущества грузчики могут повредить отделку, перила и другие элементы здания. Нести ответственность за свои ошибки должен подрядчик, а не вы.

Подготовка к переезду

Этап подготовки может занять 3 месяца, а может и 3 года, это зависит от масштабов компании. Когда дата переезда будет назначена, определите ответственных по отделам, оповестите сотрудников и проведите инструктаж. Выдайте коробки, чтобы сотрудники смогли упаковать свои вещи и маркировать их. Если в мувинговой компании есть услуга инструктажа ответственных лиц, то проведите встречу. Это дополнительная гарантия, что все пройдет слажено.
Согласуйте график переезда с администратором помещения, получите пропуск на парковку, разрешение на пользование лифтами, лестничными пролетами, холлом для погрузки-выгрузки имущества.

Переезд и обустройство

1. У мувинговой компании должен быть план и график работ по часам.

2. Часто переезд назначают на выходные дни. Крупные компании нередко перевозят вещи даже ночью. Учитывайте, что грузчики работают ночью по высоким тарифам.

3. Системный администратор должен побывать в новом офисе как можно раньше. Он должен до переезда сотрудников организовать доставку оборудования и подключение Internet-провайдера и всех необходимых коммуникаций для работы. Лучше это сделать не позднее, чем за месяц до даты переезда.

4. Нельзя менять последовательность и даже незначительно корректировать график без согласования с мувинговой компанией. Это может привести к нарушению логики перевозки и срыву сроков.



И не оставляйте мусор в старом офисе. Хороший тон – убирать за собой после переезда.