Как правильно вести ежедневник

Уже давно наступил новый рабочий год. В офисе всем выдали новенькие корпоративные ежедневники, ещё пахнущие типографией. Ты можешь положить его в стол, кому-нибудь подарить или использовать по назначению. Конечно, лучше выбрать 3-ий вариант, потому что ежедневник — мощный инструмент оптимизации и организации рабочего времени. Можно привести море примеров (но не нужно), подтверждающих факт — правильная работа с записями в ежедневнике позволяет дополнительно высвободить 2-3 часа в день. Как раз этого времени всегда не хватает, чтобы сходить в спортзал или поужинать в милом семейном кругу. Ну что, готов включиться и начать правильно вести свой ежедневник?

Тогда для начала лови немного теории:

Чтобы добиться успеха в планировании, необходимо грамотно делать 4 вещи: расставлять приоритеты, оценивать временные затраты на выполнение задачи, деление задач на гибкие и жёсткие, делегирование задач. А теперь подробнее:

— расставление приоритетов — дели все задачи на 3 группы: ключевые (обозначу их буквой А), важные (В), не важные (С). А — это те задачи, для решения которых тебя наняли на работу, за них тебе платят. Если руководитель расплывчато их очертил, добейся конкретной формулировки. В — задачи, которые нужно выполнять, но они не принесут твоей компании ощутимой выгоды. С — по сути, не нужный хлам, старайся такие задачи вообще не вписывать в ежедневник.

— оценка временных затрат на выполнение задачи — старайся реально смотреть на вещи, и всегда закладывай временной запас. Например, если ты уверен, что выполнишь задачу за 1 час, заложи дополнительно 10 минут на её выполнение (т.е. в сумме получится 70 минут). А если ты не уверен, что за час справишься, то закладывай дополнительно до 50% времени от твоей оценки «кажется, наверное, может быть, я сделаю это за…» (т.е. итого 90 минут). Важно, не планируй больше 70% своего рабочего времени, т.е. если ты работаешь по 8 часов в день, то сумма временных затрат по твоим задачам в день должна составлять 5,5 часов, а 2,5 часа это неприкосновенный запас. Практика показывает, что всегда найдётся что-то или кто-то, и будет отнимать твоё время сверх плана.

— деление задач на гибкие и жёсткие — гибкие задачи не привязаны к конкретному времени выполнения, т.е. сделать в течение дня или подготовить до завтра. Жёсткие, напротив, закреплены за конкретным временем, например, встреча с клиентом в 12:30 или обучение менеджеров в 15:00.

— делегирование задач — поручай задачи другим людям. Например, ты был в командировке с коллегой, договорись, чтобы он писал отчёт о командировке. Не тащи всё на себе, сбрось всё, что только можно. При этом обязательно установи контрольные точки, чтобы проверять насколько качественно и своевременно справляется человек с вверенным ему заданием.

Вооружившись новыми знаниями на практике рассмотрим, как правильно вести ежедневник:

1). Раздели страницу ежедневника на две равные части. В левой половине (напротив времени) записывай жёсткие задачи, в правой гибкие.

2). Запиши все задачи от первого лица. Т.е. не «купить хлеб», а «покупаю хлеб». Это психологический приём, попробуй, помогает на уровне подсознания придерживаться намеченного плана.

3). Рядом с каждой задачей проставь время, отведённое на её выполнение. Это и есть оценка временных затрат. Удобнее время проставлять в скобках. Помнишь, в сумме должно получиться не более 70% рабочего времени, при 8-часовом рабочем дне — не более 5,5 часов. Всё, что превышает этот лимит, переноси на следующие дни.

4). Расставь приоритеты. А, В, С. Если у тебя несколько задач одной категории, например, А, то между ними тоже расставь приоритет: А1, А2 и т.д. Естественно, в первую очередь выполняй задачу А1.

5). Отмечай выполненные задачи галочкой или плюсом. Это поднимает боевой дух и позволяет гордиться собой.

6). Важные невыполненные задачи переноси на следующий день.

7). Планируй по вечерам новые рабочие дни.

Разобрался? Чтобы всё сложилось в единый пазл, посмотри фото ежедневника, который ведётся по описанной системе.

Ты заметил, что кроме категорий А, В на фото встречается «лягушка»? Лягушка — это задача, которую жуть как не хочется выполнять, но она достаточно важна. Такие задачи лучше закидывать на утро, разобравшись с лягушкой, весь день ты будешь чувствовать себя на подъёме. Кроме того, на фото, чтобы выделить переносимую на следующий день задачу, используется значок «равно со стрелкой». Выбирай для себя любые значки, главное чтобы они тебе нравились. Также на фото, ты увидел, что после планов на рабочий день можно записывать личные задачи на вечер. Это тоже удобно, но совсем не обязательно. Упорядочи свой день. Экономь время, оно для нас ограничено. Получи удовольствие от планирования.